Каждый предприниматель хоть раз задавался вопросом — зачем ему нужен бухгалтер или целый отдел, который не только не приносит прибыли, но и часто вставляет палки в колеса в ведении оперативной деятельности предприятия. «Кто-то должен считать налоги, платить зарплату и выписывать накладные», — вздыхая, думает руководитель, и принимает в штат очередного бухгалтера.
Наш опыт работы со многими предприятиями — это целая библиотека печальных историй про бухгалтерию, в которых руководители много лет не знали, что может быть иначе. Это истории про главного бухгалтера, который вдруг решил, что он самый важный, нужный и незаменимый сотрудник. Либо наоборот — главбух беспрекословно выполняет все указания руководителя, не сообщая о рисках и нарушениях законодательства. Пресловутый человеческих фактор несет убытки и потери для бизнеса, а руководитель даже не осознает уровень этих потерь.
Современная бухгалтерия призвана помогать бизнесу получать прибыль путем организации максимально автоматизированного непрерывного учета всех бизнес-процессов, законной оптимизации налоговых платежей, четкого выполнения оперативных задач.
Важная миссия бухгалтерии — наладить процесс передачи руководителю своевременной информации по всем экономическим показателям предприятия.
Как организовать современный и качественный бухгалтерский учет с наименьшими затратами без рисков для бизнеса?
Непростая экономическая обстановка требует от бизнеса постоянной работы по оптимизации затрат. Одним из таких решений все чаще становится переход на аутсорсинговые услуги. Для многих уже по умолчанию на аутсорсе юридическое сопровождение, компьютерный сервис, грузоперевозки и т.п. Рост автоматизации учета в бизнесе позволяет и бухучет вывести в разряд независимого сопровождения.
Когда бумажный документооборот уходит в прошлое, присутствие бухгалтерии в офисе утрачивает необходимость. Однако переход штатного бухгалтера на удаленную работу иногда является неудачным решением и несет высокий риск для собственника. Нужно помнить, что за ошибки штатного бухгалтера всегда расплачивается предприятие и директор. В таком случае руководитель должен быть абсолютно уверен в квалификации своего штатного бухгалтера и доверять этому специалисту как самому себе. Поэтому лучшее решение вопроса по организации удаленного бухучета — обратиться к независимым специалистам, квалификация которых подтверждена их профессиональной репутацией, а риски застрахованы страховой компанией и не лежат тяжелым бременем на плечах директора и бюджете предприятия.
Аутсорсинг бухучета — это способ избавиться от «человеческого фактора». Только холодный расчет и партнерские отношения.
Передача ведения бухгалтерии внешней компании — непростое решение для собственника/ руководителя. Чтобы понять выгоду и целесообразность бухгалтерского аутсорсинга, приведем несколько реальных примеров.
Истории из жизни про бизнес и аутсорсинг бухучета
Первым примером пусть будет печальная история со счастливым исходом. Это история про слишком лояльного главного бухгалтера, результаты деятельности которого чуть не привели компанию и руководителя к серьезным проблемам. Аудиторская проверка выявила необходимость срочного восстановления учета за все годы работы «послушного» бухгалтера. Директор обратился к нам, и наша команда путем детективного розыска информации в таблицах Excel, нелицензионной программе 1С, бумажных документах восстановила всю деятельность компании за 5 лет, сразу внеся все операции в программу «1С бухгалтерия 8». Результатом нашей работы стало выявления недоплаты налогов в крупном размере, что само по себе неприятно, но подача уточненных деклараций до проверки позволила избежать обвинения в сокрытии налоговых платежей, грозящего руководителю уголовной ответственностью. Из приятного — удалось выявить и взыскать «потерянную» дебиторскую задолженность, а также полностью автоматизировать бухучет в одной программе для бесперебойной работы в будущем.
Российский учет — головная боль белорусского собственника компании на российской территории. Уже типовой для нас кейс — ведение учета российских компаний. Многие наши клиенты были удивлены, что можно вести учет российского предприятия из Беларуси и это даже более надежно и управляемо. Наш клиент — крупная белорусская торговая компания, открыл предприятие и на территории РФ. Все было хорошо, бухгалтерия в полном комплекте в штате, но чем больше становился бизнес, тем больше вопросов от налоговых органов сыпалось на компанию. Сказалась низкая квалификация главного бухгалтера. Собственник передал учет на аутсорсинг в России. Он даже не предполагал, что можно вести бухучет российской компании на аутсорсе и из Беларуси. Опыт сотрудничества с российскими бухгалтерскими компания также не удовлетворил руководителя, вопросы из налоговой продолжали поступать, и руководитель был вынужден много времени проводить в командировках для их решения и контроля. Мы встретились случайно, видимо, звезды услышали крик о помощи замотанного постоянными поездками директора. Для него стало откровением, что вести российский бухучет из Минска возможно, что как минимум намного удобнее. Нам потребовалось два месяца, чтобы полностью восстановить бухучет предприятия, подать исправленные декларации и решить все вопросы с налоговой, даже не выезжая в РФ. Надо отметить, что в российской налоговой отлично налажен электронный документооборот и автоматизация процессов. И важно, что благодаря единой базе со всеми внешними участниками процессов — банк, таможня, пенсионный фонд, налоговая — ошибка бухучета на любом этапе выявляется в ходе налоговой камеральной проверки и грозит предприятию штрафами. Наша компания полностью владеет необходимыми знаниями для ведения российского учета и имеет большой опыт в этой работе. Наш клиент доверил ведение бухгалтерского учета своего российского бизнеса, оставив в штате одного бухгалтера для первичной документации. И надо сказать, что в условиях ограничения в перемещении, возникших внезапно и непредсказуемо, он несказанно рад такому своему решению.
Отдельная история о современном электронном бизнесе, например работа с маркетплейсами «Яндекс», «Озон», «Вайлдберриз». Все больше белорусских компаний выходит на электронные торговые площадки, этот бизнес невозможен без полной и абсолютной автоматизации и бухучета в том числе. Организуя нашу бухгалтерскую компанию, мы сначала обеспечили автоматизацию, а уж потом начали деятельность. Это не только позволяет нам вести учет десятков компании без сбоев и ошибок, с минимальным влиянием человека на рутинную работу, но и с удовольствием принимать для учета такие электронные компании с огромным ассортиментом товаров и полным отсутствием бумажных документов.
Если вы дочитали статью до этого абзаца, значит вам интересно сопровождение вашей бухгалтерии на аутсорсе и вы хотите знать, что мы можем и делаем действительно хорошо. Компания «Проще бай» создавалась с целью избавить руководителя от вопроса: «Зачем мне нужна бухгалтерия?». С нами руководитель четко понимает, за что он платит, результат нашей работы — это не только отсутствие проблем в учете, но и оперативная достоверная аналитическая информация для собственника/руководителя, полная конфиденциальность, застрахованные риски и главное — заинтересованность бухгалтерии в развитии вашего бизнеса.
Основной, но не полный, перечень наших услуг
- Ведение бухгалтерского и налогового учета комплексно или в разрезе отдельных участков учета для белорусских, российских предприятий и постоянных представительств.
- Восстановление учета за период с одновременной автоматизацией.
- Налоговое консультирование в рамках налогового законодательства Беларуси и России.
- Внедрение самых современных способов автоматизации управленческого и бухгалтерского учета. Это тема для отдельной статьи, но главная идея для руководителя любого бизнеса: если вы хотите оставаться на плаву в нашем изменчивом мире, автоматизация бизнес-процессов — это ваша твердая опора. Она даст вам большую независимость, достоверную информацию о состоянии дел в любую минуту, повысит контролируемость всех процессов в разы. Мир развивается так стремительно, и уже завтра ваш такой уютный и понятный неавтоматизированный бизнес может стать недостаточно гибким и быстрым, а значит неконкурентным. Нужно действовать быстро и решительно, а привлечение специалистов в этом вопросе поможет вам сделать это наиболее безболезненно и прилично сэкономить и деньги, и время.
- «Проще бай» предлагает также решения по автоматизации одного из самых трудоемких процессов: ввод бумажных накладных в базу 1С. Совместно с компанией-разработчиком «СКБ Контур» мы предлагаем уникальный для нашего рынка сервис — автоматический ввод накладной в базу 1С на основании скана документа. Мы участвовали в разработке и тестировании сервиса и можем уверенно заявить: сервис отлично работает и сокращает трудозатраты в разы. Подробнее здесь.
Мы делаем то, в чем мы действительно профессиональны.
Далинчук Алена
предприниматель, соучредитель компании по оказанию услуг бухгалтерского и налогового аутсорсинга для белорусских и российских компаний, действующий член палаты налоговых консультантов России и Беларуси, сертифицированный специалист по МСФО DipIFR (RUS), главный бухгалтер с опытом работы более 15 лет.
ООО «Проще Бай»
+37529 131 01 09
+37529 510 10 15